Септември идва: готов ли е бизнесът за новия работен сезон?

Август все още е тук, но септември вече чука на вратата.

За много компании това означава край на по-бавния летен ритъм и завръщане към активния бизнес сезон - нови проекти, повече задачи, отворени позиции и планове, които трябва да бъдат реализирани до края на годината.

Затова септември може да се разглежда като своеобразен „втори януари“ за бизнеса. Момент, в който екипите се събират отново, приоритетите се подреждат и става ясно с какъв ресурс разполага компанията и от какво още има нужда. Но има един важен въпрос:

Готов ли е екипът за това, което предстои?

Ако през летните месеци определени позиции са останали незаети, служители са поели допълнителни отговорности или някои проекти са били отложени за есента, сега е добър момент тези въпроси да бъдат поставени на масата. Защото подготовката за последното тримесечие започва още през септември.

Какво е добре да провери HR екипът след летния период?

Връщането от отпуск е добър момент не само за възстановяване на работния ритъм, но и за равносметка. Преди да започне по-активният есенен период, компаниите могат да си зададат няколко практични въпроса.

• Кои позиции все още са отворени?

Ако една позиция е била активна през пролетта и все още няма назначен човек, вероятно е време да се преразгледа подходът към нея. Дали изискванията са реалистични? Дали възнаграждението е конкурентно? Дали обявата достига до правилните кандидати?

• Кои екипи са най-натоварени?

Липсата на един човек понякога се компенсира временно от останалите членове на екипа. Когато това продължи месеци наред обаче, допълнителното натоварване може да доведе до спад в мотивацията, продуктивността и в крайна сметка до още текучество.

• Какви са плановете за последното тримесечие?

Нов проект, сезонно увеличение на обема, разширяване на дейността или подготовка за по-силен период - всяка от тези промени може да изисква допълнителен човешки ресурс. Колкото по-рано бъде идентифицирана нуждата, толкова повече възможности има компанията да реагира спокойно, вместо да търси човек в последния момент.

Не чакайте нуждата от човек да стане спешна

Една от най-честите грешки при планирането на персонала е подборът да започне едва когато липсата на човек вече се усеща сериозно.

На практика между решението „имаме нужда от нов служител“ и реалното започване на работа има няколко стъпки - подготовка и публикуване на обява, достигане до подходящи кандидати, подбор, интервюта, предложение, предизвестие и адаптация на новия служител.

Това означава, че ако компанията има нужда от човек през октомври, започването на търсенето през октомври може вече да е твърде късно.

Затова доброто планиране на персонала не означава да се наемат хора предварително без ясна причина. Означава да се разпознава нуждата достатъчно рано и да се даде време на бизнеса да направи правилния избор.

Каква е цената на незаетата позиция?

Когато се обсъжда ново назначение, разговорът често започва с въпроса:

„Имаме ли бюджет за още един човек?“

Но има и друг въпрос, който си заслужава да бъде зададен:

„Какво ни струва това, че нямаме този човек?“

Незаетата позиция може да означава повече работа за останалите служители, забавяне на процеси, по-ниска продуктивност, пропуснати възможности или невъзможност да бъдат поети нови клиенти и проекти. В някои случаи цената на незаетата позиция може да се окаже по-висока от разхода за самото назначение.

Затова планирането на персонала трябва да бъде част не само от HR стратегията, но и от цялостното бизнес планиране.

Подготовката за Q4 започва през септември

Последното тримесечие на годината започва през октомври, но добрата подготовка за него започва по-рано. Септември е подходящ момент компаниите да погледнат не само към това, което предстои, но и към резултатите от първите девет месеца на годината.

• Кои позиции са били най-трудни за запълване?

• Къде подборът е отнел повече време от очакваното?

• Кои екипи са имали най-голяма нужда от подкрепа?

• Има ли функции, които могат да бъдат оптимизирани чрез външен ресурс?

Отговорите на тези въпроси могат да помогнат за по-реалистично планиране на последните месеци от годината и да дадат на бизнеса необходимото време за реакция.

Понякога решението не е непременно в постоянно назначаване на нов служител.

При сезонна или временна необходимост от допълнителен персонал временната заетост може да даде на бизнеса необходимата гъвкавост. При масов подбор или няколко паралелни позиции външен партньор може да поеме част или целия процес и да освободи вътрешния HR екип за други стратегически задачи.

Кога е моментът да потърсим външен партньор?

Няма универсален отговор, но има няколко ситуации, в които външната подкрепа може да бъде особено полезна:

• искате да достигнете до различни кандидати - особено ако по собствените ви обяви кандидатстват едни и същи хора и подборът не се разширява достатъчно

• искате да спестите време - вместо вътрешният HR екип да отделя часове за преглеждане на CV-та, първоначални разговори и координация, част от процеса може да бъде прехвърлен

• разходите за публикуване и достигане до кандидати започват да се натрупват - множество обяви, платени кампании и различни канали невинаги означават повече подходящи кандидати. В определени случаи работата с външен партньор може да се окаже по-ефективният вариант

• позицията стои отворена по-дълго от очакваното - дори когато не е сред най-трудните за запълване

• HR екипът има други приоритети и няма възможност да отдели необходимото време за активен подбор

• трябва да се движат няколко позиции едновременно и вътрешният ресурс не е достатъчен

• има нужда от по-бърза реакция при неочаквано освободена позиция или увеличаване на обема на работа

• искате да сравните пазара и да видите какви кандидати могат да бъдат достигнати извън обичайните канали за подбор

Целта не е вътрешният HR екип да бъде заменен, а да получи допълнителен ресурс там, където има най-голяма нужда от него.

Септември е момент за решения, не само за връщане от отпуск

Новият работен сезон е възможност компаниите да направят крачка назад и да погледнат по-широко. Не просто:

„Колко хора ни трябват?“ , а „Какъв екип ни е необходим, за да постигнем целите си до края на годината?“

Тази промяна във фокуса може да превърне подбора от реакция на възникнал проблем в част от стратегическото планиране.

Септември е добър момент да проверим дали разполагаме с правилните хора, на правилните позиции и с необходимия капацитет за това, което предстои.

Защото успешното последно тримесечие рядко започва в последния момент. Започва с добра подготовка.

Ако планирате разширяване на екипа си, имате нужда от масов подбор, временен персонал или подкрепа при намирането на подходящи специалисти, екипът на Тренквалдер е насреща, за да ви помогне да планирате следващата стъпка.