Август все още е тук, но септември вече чука на вратата.

За много компании това означава край на по-бавния летен ритъм и завръщане към активния бизнес сезон - нови проекти, повече задачи, отворени позиции и планове, които трябва да бъдат реализирани до края на годината.

Затова септември може да се разглежда като своеобразен „втори януари“ за бизнеса. Момент, в който екипите се събират отново, приоритетите се подреждат и става ясно с какъв ресурс разполага компанията и от какво още има нужда. Но има един важен въпрос:

Готов ли е екипът за това, което предстои?

Ако през летните месеци определени позиции са останали незаети, служители са поели допълнителни отговорности или някои проекти са били отложени за есента, сега е добър момент тези въпроси да бъдат поставени на масата. Защото подготовката за последното тримесечие започва още през септември.

Какво е добре да провери HR екипът след летния период?

Връщането от отпуск е добър момент не само за възстановяване на работния ритъм, но и за равносметка. Преди да започне по-активният есенен период, компаниите могат да си зададат няколко практични въпроса.

• Кои позиции все още са отворени?

Ако една позиция е била активна през пролетта и все още няма назначен човек, вероятно е време да се преразгледа подходът към нея. Дали изискванията са реалистични? Дали възнаграждението е конкурентно? Дали обявата достига до правилните кандидати?

• Кои екипи са най-натоварени?

Липсата на един човек понякога се компенсира временно от останалите членове на екипа. Когато това продължи месеци наред обаче, допълнителното натоварване може да доведе до спад в мотивацията, продуктивността и в крайна сметка до още текучество.

• Какви са плановете за последното тримесечие?

Нов проект, сезонно увеличение на обема, разширяване на дейността или подготовка за по-силен период - всяка от тези промени може да изисква допълнителен човешки ресурс. Колкото по-рано бъде идентифицирана нуждата, толкова повече възможности има компанията да реагира спокойно, вместо да търси човек в последния момент.

Не чакайте нуждата от човек да стане спешна

Една от най-честите грешки при планирането на персонала е подборът да започне едва когато липсата на човек вече се усеща сериозно.

На практика между решението „имаме нужда от нов служител“ и реалното започване на работа има няколко стъпки - подготовка и публикуване на обява, достигане до подходящи кандидати, подбор, интервюта, предложение, предизвестие и адаптация на новия служител.

Това означава, че ако компанията има нужда от човек през октомври, започването на търсенето през октомври може вече да е твърде късно.

Затова доброто планиране на персонала не означава да се наемат хора предварително без ясна причина. Означава да се разпознава нуждата достатъчно рано и да се даде време на бизнеса да направи правилния избор.

Каква е цената на незаетата позиция?

Когато се обсъжда ново назначение, разговорът често започва с въпроса:

„Имаме ли бюджет за още един човек?“

Но има и друг въпрос, който си заслужава да бъде зададен:

„Какво ни струва това, че нямаме този човек?“

Незаетата позиция може да означава повече работа за останалите служители, забавяне на процеси, по-ниска продуктивност, пропуснати възможности или невъзможност да бъдат поети нови клиенти и проекти. В някои случаи цената на незаетата позиция може да се окаже по-висока от разхода за самото назначение.

Затова планирането на персонала трябва да бъде част не само от HR стратегията, но и от цялостното бизнес планиране.

Подготовката за Q4 започва през септември

Последното тримесечие на годината започва през октомври, но добрата подготовка за него започва по-рано. Септември е подходящ момент компаниите да погледнат не само към това, което предстои, но и към резултатите от първите девет месеца на годината.

• Кои позиции са били най-трудни за запълване?

• Къде подборът е отнел повече време от очакваното?

• Кои екипи са имали най-голяма нужда от подкрепа?

• Има ли функции, които могат да бъдат оптимизирани чрез външен ресурс?

Отговорите на тези въпроси могат да помогнат за по-реалистично планиране на последните месеци от годината и да дадат на бизнеса необходимото време за реакция.

Понякога решението не е непременно в постоянно назначаване на нов служител.

При сезонна или временна необходимост от допълнителен персонал временната заетост може да даде на бизнеса необходимата гъвкавост. При масов подбор или няколко паралелни позиции външен партньор може да поеме част или целия процес и да освободи вътрешния HR екип за други стратегически задачи.

Кога е моментът да потърсим външен партньор?

Няма универсален отговор, но има няколко ситуации, в които външната подкрепа може да бъде особено полезна:

• искате да достигнете до различни кандидати - особено ако по собствените ви обяви кандидатстват едни и същи хора и подборът не се разширява достатъчно

• искате да спестите време - вместо вътрешният HR екип да отделя часове за преглеждане на CV-та, първоначални разговори и координация, част от процеса може да бъде прехвърлен

• разходите за публикуване и достигане до кандидати започват да се натрупват - множество обяви, платени кампании и различни канали невинаги означават повече подходящи кандидати. В определени случаи работата с външен партньор може да се окаже по-ефективният вариант

• позицията стои отворена по-дълго от очакваното - дори когато не е сред най-трудните за запълване

• HR екипът има други приоритети и няма възможност да отдели необходимото време за активен подбор

• трябва да се движат няколко позиции едновременно и вътрешният ресурс не е достатъчен

• има нужда от по-бърза реакция при неочаквано освободена позиция или увеличаване на обема на работа

• искате да сравните пазара и да видите какви кандидати могат да бъдат достигнати извън обичайните канали за подбор

Целта не е вътрешният HR екип да бъде заменен, а да получи допълнителен ресурс там, където има най-голяма нужда от него.

Септември е момент за решения, не само за връщане от отпуск

Новият работен сезон е възможност компаниите да направят крачка назад и да погледнат по-широко. Не просто:

„Колко хора ни трябват?“ , а „Какъв екип ни е необходим, за да постигнем целите си до края на годината?“

Тази промяна във фокуса може да превърне подбора от реакция на възникнал проблем в част от стратегическото планиране.

Септември е добър момент да проверим дали разполагаме с правилните хора, на правилните позиции и с необходимия капацитет за това, което предстои.

Защото успешното последно тримесечие рядко започва в последния момент. Започва с добра подготовка.

Ако планирате разширяване на екипа си, имате нужда от масов подбор, временен персонал или подкрепа при намирането на подходящи специалисти, екипът на Тренквалдер е насреща, за да ви помогне да планирате следващата стъпка.

Инвентаризацията е задължителен процес за много бизнеси, но рядко е сред най-лесните за организация. Макар обикновено да е планирана предварително, на практика тя често води до напрежение, ангажиране на вътрешни екипи и риск от грешки, които могат да имат реални финансови последици.

Особено когато не се извършва често, инвентаризацията изисква ресурс, време и опит, с които много компании не разполагат вътрешно.

Къде възникват основните затруднения?

В практиката най-често срещаните проблеми при стандартните инвентаризации са:

• забавяне или временно спиране на нормалния работен процес

• необходимост от допълнителен персонал

• грешки и разминавания в наличностите

• липса на унифициран и проследим процес

Tова често означава загуба на оборот, извънреден труд и натоварване на служители, чиято основна роля не е свързана с преброяване и отчетност.

Защо вътрешното изпълнение не винаги е най-доброто решение?

Много компании разчитат на собствения си персонал за провеждане на инвентаризация. Това обаче рядко е оптимално решение, защото:

• процесът не е част от ежедневната им работа

• липсват специализирани устройства и софтуер

• обучението отнема време и създава допълнителни разходи

• рискът от човешки грешки остава висок

В резултат - инвентаризацията се превръща от контролен инструмент в оперативен проблем.

Как изглежда изнесената инвентаризация на практика?

Все повече компании избират изцяло изнесен модел, при който процесът се поема от външен, специализиран партньор. Това означава:

• самостоятелни екипи, фокусирани единствено върху инвентаризацията

• стандартизиран и проверен процес

• използване на собствен софтуер и модерни мобилни устройства

• независим и точен доклад на актуалните наличности

Основното предимство е, че инвентаризацията се извършва без прекъсване на работния процес, без нужда от закупуване на техника и без натоварване на вътрешния екип.

Какви резултати носи този модел?

Изнесената инвентаризация позволява:

• значително съкращаване на времето за преброяване

• драстично намаляване на риска от грешки

• по-лесно откриване на липси и неточности

• пълен контрол и проследимост на процеса

Ролята на Тренквалдер като партньор

През последните години Тренквалдер се утвърждава като доставчик на 360-градусови услуги в сферата на човешките ресурси и изнесените бизнес услуги. Само за няколко години услугата ни се разви до лидерска позиция на българския пазар достигайки до над 50% от пазара.

Работим с клиенти от различни сектори от производства и ритейли до вериги за бързооборотни стоки. Разполагаме с три специализирани екипа, собствена програма и модерни устройства, които ни позволяват да адаптираме процеса спрямо спецификата на всеки обект.

За новите ни клиенти предлагаме и безплатна демо инвентаризация, която дава възможност процесът да бъде тестван в реална среда и свежда до минимум неяснотите и риска при последващо пълно преброяване.

Инвентаризацията като контрол, не като проблем

Когато е добре организирана и изнесена, инвентаризацията престава да бъде тежък ангажимент и се превръща в това, което трябва да бъде - надежден инструмент за контрол, прозрачност и информирани управленски решения.

В много компании въпросът не е дали имат служители, а дали имат достатъчно хора в точния момент.

Ритейл вериги, складове и логистични бази обикновено работят с постоянен екип, оптимизиран за ежедневния обем работа. Проблемът се появява, когато натоварването внезапно нарасне - за дни или седмици и вътрешният екип просто не може да поеме всичко без риск от грешки, напрежение и забавяния.

Как изглежда проблемът в реалността?

Най-често компаниите се сблъскват със ситуации като:

• сезонни кампании и промоции

• големи доставки за кратък период

• подготвяне на магазини или складове за нови колекции

• задачи, които не са част от ежедневните задължения на екипа

В ритейла това често означава - етикетиране, алармиране, подреждане на стока. В складовете и производствата - обработка на големи обеми поръчки, сортиране, подготовка за експедиция.

Тези дейности са необходими, но временни и моментни. Трябва да действате бързо, съответно нямате времето да назначите за постоянно 5 нови служителя, защото така или иначе след 2 седмици за тях няма да има достатъчно работа. И именно тук възниква дилемата.

Защо претоварването на екипа не е решение?

Често първата реакция на бизнесите е: „Ще се справим с нашите хора.“ Но на практика това води до:

• извънреден труд и умора

• спад в качеството и повече грешки

• напрежение и демотивация

• риск от текучество

Краткосрочно задачите може да бъдат отметнати, но дългосрочно цената може да бъде висока, както за хората така и за фирмата.

Защо наемането на постоянни служители не е логично?

Алтернативното назначаване на нови служители често не е решение, защото:

• процесът отнема време

• разходите са дългосрочни

• натоварването след пиковия период спада

В тези случаи бизнесът няма нужда от нови постоянни позиции, а от гъвкава подкрепа.

Как компаниите решават проблема на практика?

Все повече компании използват временни допълващи екипи, които:

• се включват при пиково натоварване

• работят по ясно дефинирани задачи

• са координирани и подготвени предварително

• се оттеглят, когато нуждата приключи

Това позволява:

• запазване на нормалния ритъм на работа

• по-малко напрежение върху вътрешния екип

• по-добър контрол върху срокове и качество

Кога почасовите проекти са добро решение?

Съдействието на екипи на почасова заетост е най-често използвана при:

• етикетиране и алармиране в магазини

• подредба и подготовка на търговски площи

• обработка на големи доставки

• краткосрочни складови операции

Това са задачи, които:

• изискват хора, но не дългосрочно

• трябва да се изпълнят бързо и организирано

• не е ефективно да се покриват с постоянен персонал

Кога този модел не е подходящ?

Важно е да се каже и кога почасовите проекти не са решението.

• когато задачите изискват специфична вътрешна експертиза или дълго обучение

• когато няма ясно дефиниран обем и срок

В такива случаи за вашата организация би било по-подходящо да разгледате традиционен подбор или администриране на персонал.

Пиковите периоди са неизбежни за много сектори. Въпросът не е дали ще се появят, а как бизнесът ще ги посрещне.

Гъвкавата и навременна подкрепа позволява на компаниите да реагират бързо, без да жертват качеството, хората си или дългосрочната си стабилност.

Това не е заместител на постоянния екип, а инструмент, който помага той да работи по-добре, когато натоварването временно надхвърля капацитета му.

Как Тренквалдер може да ви помогне да се справите с пиковото натоварване?

С дългогодишен опит и стотици служители, които са част от нашата мрежа, ние можем да съдействаме за краткосрочни проекти и пикови периоди, дори когато сроковете са изключително ограничени.Нашият подход осигурява яснота, организация и контрол, като гарантира, че бизнесът може да се концентрира върху основните си процеси. С добре структурирани екипи и изцяло самостоятелен отдел, който отговаря за това, партньорите ни знаят, че могат да разчитат на бърза и сигурна реакция при всяка необходимост.Ако по време на почасовия проект се окаже, че даден човек е особено подходящ за вашия екип, винаги има възможност да го привлечете на постоянен договор, като така опитът и знанията му вече са интегрирани в организацията.

Малки трикове за по-лек офис живот

Защото офисът не трябва да е сив и скучен

Работата в офис често прилича на дълга екскурзия без ясна крайна спирка. Всеки ден прекарваме часове на бюро, между монитори, имейли, чатове и безброй задачи. Макар че някои неща не можем да променим (като срещите в 17:00), има много малки трикове, които могат да направят деня ни по-лек, по-удобен и дори малко по-забавен.

Събрахме за вас истински миш-маш от идеи – някои практични, някои забавни, някои откровено странни, но всички изпитани и работещи.

Оставете си жилетка, шал или дори резервни чорапи

Не знаем дали има офис в България, в който всички да са съгласни с температурата в помещението. Обикновено половината колеги се оплакват, че е хладилник, а другата половина прегряват като компютър от 90-те. Жилетката е ваш верен съюзник в този безкраен термоядрен конфликт. Шал, резервни чорапи и жилетка могат да ви спасят повече пъти, отколкото сте си представяли.

Стойка за лаптоп и външна клавиатура - гърбът ви ще ви благодари

Половината „офис“ хора работят наведени над лаптопите си като изтощени костенурки. Ако не искате да се събудите след година с трайно схващане и изтръпнала ръка, време е за стойка, кутийка или дори купчина книги. Няма значение какво – важното е екранът да е на нивото на очите ви.
Малка инвестиция, голямо „Благодаря!“ от врата и гърба ви.

Създайте си „Офис Кутия за Оцеляване“

Телефон без батерия, кафе върху дрехите преди среща или мокри крака след поредния изненадващ дъжд – случвало се е на всички. Затова създаването на кутия или несесер с малки неща, които могат да спасят деня ви, ще ви помогне някой ден или дори ще ви превърне в героя на офиса. Ще ви изброим само част от нещата, на които опитът ни е научил, а останалото оставяме на вас да допълните.

• Мокри кърпички

• Болкоуспокояващо

• Шоколад или енергийно барче

• Мини парфюм

• Дезинфектант

• Четка или гребен за коса + шнола или ластик

• Слънцезащита

• Крем за ръце

• Игла и конец (никога не знаете кога някое копче ще прояви собствено мнение)

• Резервен чифт чорапи или чорапогащник (да, наистина!)

• Чадър

Ритуали, които правят деня поносим

Може би не обичате понеделници. Никой не ги обича. Но ако създадете малък ритуал, нещата стават по-леки.
Например:
Понеделник = любимо кафе и мини кроасан.
Петък следобед = сладко изкушение или кратка разходка.
Сряда = нещо забавно в общия чат.

Малките ритуали ви дават усещане за контрол и нещо, което да чакате с нетърпение.

Бележник за „забранени мисли“ (или как да не избухнете пред шефа си)

Всеки е имал момент, в който му се е искало да напише нещо саркастично в Teams...

Затова: малък бележник или „чернова“ в телефона, където да си изливате ядосаните мисли, без те да стигат до грешния получател, може да върши учудващо добра работа. Понякога после дори ще се смеете на това, което сте написали.

P.S. Ако успеете да запълните цяла тетрадка в рамките на месец, замислете се дали сте на правилното място.

Буркан с комплименти

Една от най-хубавите идеи, които можете да приложите в офиса, е така наречения буркан с комплименти. Всеки, когато поиска, може да напише бележка и да я пусне вътре:

• Комплимент към колега

• Забавна случка

• Мотивационно изречение

В края на седмицата или месеца можете да ги прочетете заедно. Нищо не сближава хората така, както споделеният смях и добрите думи. Доказано!

Движение = живот

Не сте роб на стола и не е нужно да подскачате всеки път, когато някой види, че не пишете имейл. Дори две минути ставане, кратко раздвижване или отиване до прозореца могат да направят чудеса за концентрацията и настроението ви. Колкото повече се движите, толкова по-малко ще ви се иска да крещите „не мога повече“ към екрана си.

В крайна сметка, офисът не е СПА център (макар че понякога има толкова пара в залата за оперативки, че човек се чуди). Но с няколко малки трика и щипка чувство за хумор можете да превърнете ежедневието си от „поредния ден“ в „днес всъщност беше ОК“. А ако нищо не помага – просто отворете кутията за оцеляване, изяжте скрития шоколад и дишайте дълбоко. Утре е нов ден. Или поне нова възможност за още един буркан с комплименти.

В днешния корпоративен свят положителното мислене често се насърчава като ключов елемент на продуктивността и успеха. Мотивационните лозунги, усмивките и стремежът към оптимизъм са в основата на много фирмени култури. Но какво се случва, когато позитивността се превърне в принуда? Кога „всичко е наред“ започва да вреди вместо да помага?

Токсичната положителност е феномен, при който се отхвърлят или игнорират негативните емоции и реалности с цел поддържане на изкуствено доброжелателна атмосфера. В работната среда това може да доведе до потискане на истинските проблеми, заглушаване на конструктивната критика и намаляване на екипната ефективност.

Как изглежда токсичната положителност в офиса?

Тя може да се проявява по различни начини:

• Очаквания тип ,,Просто бъди позитивен!“ - Насърчаване на служителите да се усмихват и да избягват негативни теми, независимо от ситуацията.

• Пренебрегване на стреса и претоварването - Очакване от хората да „останат мотивирани“, дори когато са на ръба на прегарянето.

• Избягване на трудни разговори - Отказ от признаване на проблеми като лоша организация, липса на комуникация или финансови затруднения.

• Клиширани мотивационни фрази - „Гледай от добрата страна!“ или „Всичко ще се оправи!“ заместват реални решения на проблемите.

Какви са негативните ефекти?

• Заглушаване на автентичността - Ако хората се чувстват принудени да се преструват, че са щастливи, това може да доведе до отчуждение и загуба на мотивация. Истинската екипна култура трябва да позволява и позитивни и негативни емоции.

• Намаляване на продуктивността - Когато служителите нямат право да изразят своите притеснения, проблемите се натрупват и водят до по-големи организационни кризи.

• Повишен риск от професионално прегаряне - Ако на хората постоянно им се казва да „не се оплакват“ и „да се фокусират върху позитивното“, те може да потиснат емоциите си, което в дългосрочен план води до стрес и емоционално изтощение.

• Липса на иновации - Истинският напредък идва от критичното мислене и конструктивната обратна връзка. Ако всичко винаги се представя като „перфектно“, няма стимул за подобрения и иновации.
  

Как да създадете здравословна работна среда?

• Насърчаване на открита комуникация - Лидерите трябва да създадат пространство, в което служителите могат да изразяват своите притеснения, без да се страхуват от негативни последици.

• Баланс между позитивност и реализъм - Важно е да се поддържа оптимизъм, но и да се признават предизвикателствата. Изрази като „Разбирам, че е трудно, как можем да го подобрим?“ са по-ефективни от „Не мисли за това!“.

• Подкрепа вместо принуда - Вместо да се изисква постоянна усмивка, мениджърите могат да предложат реална помощ – гъвкаво работно време, ресурси за ментално здраве и уважение към личните граници.

• Насърчаване на конструктивната критика - Културата на честна обратна връзка води до растеж. Вместо да се избягват трудните разговори, компаниите могат да насърчават решения чрез диалог и прозрачност.
  

Как да различим здравословния оптимизъм от токсичната положителност?

Важно е да направим разлика между искрения оптимизъм, който мотивира и подкрепя и токсичната положителност, която заглушава реалните проблеми. Няколко ключови разлики:

• Здравословен оптимизъм: Признаване на предизвикателствата, разглеждайки ги като възможност за растеж и подобрение.

• Токсична положителност: Игнориране или омаловажаване на трудностите, настоявайки, че „всичко е наред“.
  

• Здравословен оптимизъм: Насърчаване на отворени разговори за проблемите и предлагане на конструктивни решения.

• Токсична положителност: Отблъскване на негативните емоции и изисквания за „постоянна усмивка“.
  

• Здравословен оптимизъм: Подкрепяне на служителите чрез реални действия като допълнителни ресурси, по-добро управление на натоварването и емоционална интелигентност.

• Токсична положителност: Разчитане на клиширани мотивационни фрази вместо на истинска подкрепа.7

Позитивността е важна, но когато се превърне в изискване, тя може да нанесе повече вреда, отколкото полза. Работната среда трябва да бъде място, където служителите се чувстват комфортно да изразяват както успехите, така и предизвикателствата си. Истинската мотивация не идва от задължителните усмивки, а от усещането за подкрепа, разбирателство и възможност за развитие.