Ефективен подбор на нови кадри - малки стъпки за голям успех

Запознайте се с Гергана Тодорова – асистент подбор на персонал при нас. Гери е внедрена при един от нашите най-големи партньори и всекидневно се изправя пред задачата да намери най-подходящите кандидати. Както досега, и днес ще ѝ зададем въпроси, които вече сте чували безброй пъти, но с една цел – да съберем отговорите на професионалисти в сферата, които с годините са доказали, че знаят за какво говорят.

Преди всичко няма как да не започнем с нашия любим въпрос, коя е Гери?

Казвам се Гергана Тодорова и съм на 29 години. Родом съм от един от най-древните градове на България, а именно Кюстендил. Завършила съм право в Благоевград, но днес работя в сферата на човешките ресурси тук в Ботевград.И все пак, ако трябва да се опиша с няколко думи бих казала, че съм любяща майка на 5 годишна дъщеря и съпруга на прекрасен човек. Именно с тях обичам да прекарвам и свободното си време.

Страхотно, но как преминават твоите не толкова спокойни дни?

Моят ден започва динамично и задължително с чаша ароматно кафе. След като подредя задачите за деня, преминавам към преглеждане на имейли и провеждане на разговори с активни кандидати и компании.

В тези динамични дни със сигурност има и предизвикателства, кое е най-голямото пред което се изправяш?

В работата ми най – трудното нещо за мен е да съобщавам на кандидати, че не са одобрени на интервютата и още по – трудно ми е да прекратя стартирал кандидат.

А коя е най-трудната ситуация пред която може да се изправиш в подбора на кадри?

Почти невъзможно е да изпадна в трудна ситуация, защото съм много спокойна и знам, че няма нищо непоправимо.

Една от най-важните стъпки и обикновено първата такава в търсенето на нова работа е създаването на автобиография. Кои са най-честите грешки които се допускат в тази стъпка?

Не добре структурирана автобиография и неподходяща снимка. В моето ежедневие почти винаги се налага да съдействам на кандидатите, за да направим добра автобиография.

А какво със сигурност не обичаш да виждаш в една автобиография?

Нека го кажем така: по-добре е да нямате снимка, отколкото да използвате неподходяща.

Добре, справяме се с автобиографията и ни канят на интервю. И тук почти винаги си задаваме един въпрос: „Ами какво да облека?“ Имаш ли съвети по този въпрос?

По-скоро в момента се сещам за това какво не трябва да се облича по време на интервю, а именно дрехи „за дискотека“. Често допускаме тази грешка в опита си да изглеждаме елегантни, но тези две неща са доста различни едно от друго.

Коя е основната грешка, която кандидатите правят най-често в едно интервю?

Да закъсняват за интервю без да се обадят – това е сигурен знак за несериозно отношение още от самото начало.

Какво никога не трябва да правим по време на едно интервю?

Не е добра идея да започваме интервюто с въпроса „А колко ще ми плащате?“. Вместо това е по-добре първо да покажем интерес към ролята, задълженията и екипа, а разговорът за заплащането да бъде оставен за подходящ момент.

Кое е основното нещо, на което държат работодателите последните 6 месеца?

Основното нещо, на което работодателите държат през последните 6 месеца, е кандидатите да имат предишен опит на съответната позиция. Това изискване често излиза на преден план в разговорите ми с тях.

И все пак възможно ли е кандидат без опит да бъде избран пред кандидат, който има такъв?

По-скоро не е възможно.

А теб какво те кара да повярваш в някой кандидат и да му дадеш шанс въпреки липсата на опит?

Мотивацията и желанието за развитие. Има хора, които са наясно, че за да успееш, вероятно ще се наложи да започнеш от по-ниска позиция и с времето да се доказваш и усъвършенстваш.

Ако кандидатът има избор само на едно нещо, с което може да се усъвършенства, какво би го посъветвал да избере?

Бих го посъветвала да се фокусира върху чужд език и редовно четене на книги.

Насочвам се последно към нашите кандидати, като ще те попитам какъв съвет би им дала?

Каквото и да правите, правете го с желание и намерете работата, която обичате, за да не се налага да работите.

Гери, благодаря ти за тези отговори и съвети. Искрено вярвам, че те биха били полезни на много хора. Надявам се да нямаш нищо против да ти задам няколко въпроса, насочени към другата страна, а именно нашите партньори?

Разбира се!

Коя е най-добрата платформа за търсене на кандидати в момента и защо смяташ така?

Моите кандидати са предимно от Facebook, тъй като на хората им е много лесно да ни открият там.

Стават ли по-големи очакванията на кандидатите?

Определено да, особено при кандидатите с по-малък опит.

Кое е по-важно за кандидатите – заплатата или условията на труд?

За кандидатите в началото заплатата е по-важна, а след стартиране започват да се замислят за условията на труд.

Иии последно... Защо фирмите изпускат добри кандидати?

Много често се случва компаниите да взимат решенията си по-бавно, а пазарът е толкова динамичен, че кандидати изчезват за СЕКУНДИ.

И за финал.. нещо от теб.

Правете повече неща, които ви правят истински щастливи!

Днес ще ви запознаем с Тони, която е асистент подбор на персонал при нас. Искрено се радваме, че имаме възможност да и зададем някои много обикновени, но ежедневни въпроси, защото какъв по-добър отговор бихме могли да получим от този на психолог с толкова проведени интервюта. Но разбира се не можем без да стартираме с един любим въпрос..

Коя е Тони?

Казвам се Антония Ячкова и съм на 26 години, родом съм от гр.Кърджали, но вече 7 години живея в гр. Пловдив, където завърших и висшето си образование в Пловдивски университет "Паисий Хилендарски" и в момента съм Асистент подбор на персонал в Тренквалдер България.  В свободното си време обичам дълги разходки и да пътувам до нови и интересни места.

Как преминава един твой ден? 

Обикновено денят ми започва с няколко минути за събуждане с чаша кафе в ръка. След което си правя план за деня с важните задачи, които трябва да свърша.Започвам да се свързвам с активни кандидати и да преглеждам обяви. Работата ни е доста динамична и денят ми минава бързо и неусетно. 

Знаем, че едно от основните неща в този динамичен ден е преглеждането на кандидатури. Какво забелязваш първо в една автобиография? 

Добре подредената и актуализирана информация веднага създава впечатление за организиран кандидат и така лесно могат да се видят уменията и опита му. Автобиографията трябва да бъде структурирана и да показва ясно уменията, опита и постиженията в дадена сфера. Ние много често помагаме на кандидатите да подготвят техните автобиографии. Изготвяме заедно профили, които след това изпращаме към дадената компания. 

Страхотно, а какво никога не би допуснала да има в автобиографията на кандидат, който изпращаш към нашите партньори?

Не добре стуктурирана информация или неподходяща снимка. 

А как достигаш до всички тези кандидати? Коя е най-добрата платформа за търсене на кандидати в момента и защо мислиш така? 

Изборът на най-добра платформа тук зависи от изискванията и нуждите на компанията. Според позицията можем да преценим коя платформа е подходяща. На този етап LinkedIn се счита за водеща платформа за набиране на персонал, но спрямо моите проекти най- активен и ефективен канал за мен е Facebook. 

Добре, намерила си правилен кандидат в някой от тези канали, изготвили сте перфектна автобиография, но нещо го проваля на интервюто. Какво обикновено е то?

Кандидатите доста често не се подготвят за самото интервю. Например: С какво се занимава самата компания? Какво представлява дадената позиция? Винаги прави добро впечетление, когато кандидатът е подготвен и е отделил от времето си да се запознае с компанията. 

Темата за заплащането и придобивките е изключително важна за всеки кандидат. Но на първо интервю за работа е добре да изчакаме работодателя сам да повдигне този въпрос. Също често срещана грешка е обсъждането на предишен работодател. Дори и да не сте се разделили с добро, не е във ваш плюс да го коментирате. 

А на какво всъщност държат работодателите, какво очакват, за да си кажат да това е нашият човек?

Желание за работа, адаптивност, мотивация и интерес за развитие по позицията винаги са качества, които изпъкват.

Понякога интервюто минава добре, но фирмите изпускат кандидата? Какви са основните причини за това?

Търсенетето на „идеалният кандидат”. Според мен редица работодатели губят много време в търсене на този кандидат и в повечето случаи нещо не им достига, за да го назначат. Друга срещана причина е бавната обратна връзка към кандидатите, пазарът на труда е доста динамичен и кандидатите доста бързо могат да намерят друго работно място. 

Заплатата или условията на труд са по-важни за кандидатите?  

Изборът зависи изцяло от приоритетите и нуждите на всеки кандидат. Предполагам за много от канидидатите най-добрият вариант е баланс между адекватна заплата и добри условия на труд. Работодателите много често очакват кандидатите да оценят своя труд и те самите да дадат предложение за заплащане. Кандидатът е добре да бъде подготвен и за този въпрос. Като може да прегледат обявите в дадена сфера и в съответната област и така ще бъдат наясно, как варират заплащанията на дадената позиция. 

И за да разнообразим малко темата за интервюта и автобиографии един малко страничен въпрос, според теб коя е най-търсената сфера в момента.  

В България, например, IT секторът продължава да е един сред водещите по ръст на заетост и възнаграждения. Развиването на технологиите и нуждата от усъвършенстване, създава търсене. 

Дигиталният маркетинг е друга сфера, в която много хора търсят развитие към момента. Компаниите все повече разчитат на онлайн каналите за достигане на повече клиенти, което прави дигиталния маркетинг изключително важен и необходим. В тази връзка щом компаниите увеличават обема си с онлайн активности имат нужда и от защита на данните си. Сферата на Киберсигурност е една от развиващите се области на пазара. Според мен с тази динамика, ще продължи да бъде най-търсената и важна сфера в бъдеще. 

И за финал.. нещо от теб 🙂

Процесът на търсене на работа може да бъде предизвикателен и да изисква време. Упоритостта и позитивната нагласа ще ви помогнат да намерите вашето място. 

Празнуваме успехите на на нашия екип по инвентаризации с бонус статия и Денис Камбуров - ръководител на отдела.

Преди да започнем искаме да поздравим Денис и екипа му за страхотните успехи този месец.

Но преди да надникнем в света на инвентаризациите и вашата неуморна работа би ли ни разказал малко повече за себе си - кой е Денис извън всичко това?

Казвам се Денис и съм на 27 години. Работя за Тренквалдер България от 3 години като супервайзор инвентаризации и от март 2024 година вече и като ръководител на целия отдел. Извън работния процес съм човек с огромно чувство за хумор и голямо чувство за самоирония. Обожавам да прекарвам време със семейството си, да гледаме филми и да си мързелуваме заедно. Като цяло се приемам за добър човек, на когото може да се разчита, и стига да мога, гледам винаги да помогна, без значение дали става дума за работа, или за нещо в личен план.

А кой е ръководителят Камбуров?

Работя от 19-годишен и винаги съм бил лоялен към компаниите, за които работя. Имам лош навик да ми пука и да искам компанията да върви напред, защото много бързо осъзнах, че ако една компания се представя добре, и аз печеля от това. Иначе, по време на смяна не се приемам за супер строг ръководител. Моите служители знаят, че когато има работа, се работи, а когато може да се лигавят, се лигавя с тях.

Ще ни разкажеш ли повече за това какво представляват инвентаризациите?

Инвентаризациите са един от най-важните процеси и са неизменна част от всяка компания. Няма значение дали компанията се състои само от 1 или 100 обекта – инвентаризациите са, меко казано, задължителни. Накратко, инвентаризациите са процес, който определя текущата наличност в дадения обект. Благодарение на инвентаризацията се разкриват всички възможни разлики, от доставки до кражби от клиенти или служители.

Как преминава един твой ден на работа, а месец?

С една дума – динамично. Денят ми започва със събуждане около обяд, защото предишната нощ съм бил на инвентаризация. При нас хубавото е, че седмица със седмица не си приличат. Може едната седмица да съм 4 нощни в София, а на следващата да съм 3 нощни в 3 различни града в България. След бърза проверка на имейлите от сутринта отварям лаптопа и организирам инвентаризациите за следващата седмица. Следва една бърза закуска и тръгвам към магазина за следващата инвентаризация. Няма да разказвам как преминава един месец, защото тази статия ще стане мнооого дълга (смее се).

А какви са предимствата и недостатъците на този режим на работа?

За мен най-голямото предимство е, че всеки ден е различен. Днес съм в малък магазин в Стара Загора, на следващия ден съм на голям и тежък магазин в Пловдив. Като човек, роден в София, освен до морето и на планина, почти не съм пътувал из България. След като започнах работа в Тренквалдер и обиколих повечето малки градове, честно казано, останах доста приятно изненадан. Всеки ден се срещам с различни хора, добри, и смените преминават леко и без напрежение. Естествено, има ги и изключенията, но за тях ще говорим следващия път.

Относно недостатъците – за мен лично е само един и той е, че съм далеч от семейството си по няколко дни почти всяка седмица. Догодина на бял свят ще се появи първородната ми дъщеря и мисълта, че ще ги оставя за по 3-4 дни в седмицата, ме побърква. Друг недостатък е, че работата ни почти винаги е през нощта. Не на всеки му се нрави да работи нощно време и доста хора отказват смени само защото са през нощта и не могат да издържат цяла нощ на работа.

Защо компаниите да изберат външно извършване на процеса по инвентаризации?

Ние предлагаме обективно преброяване и нашата цел е да предоставяме 98% точност. Когато компания избере външен доставчик, който да им извършва инвентаризациите, си гарантира, че инвентаризацията ще е извършена правилно и няма да има никакви манипулации. Като бивш служител на хранителните вериги и човек, който е бил от другата страна, знам много добре как служителите могат да манипулират резултата.

А какви са най-големите предразсъдъци спрямо услугата, с които се сблъскваш?

За съжаление, в момента сме в много трудни времена за бизнеса. Хората искат по-големи заплащания, а в същото време не са толкова ефективни и компаниите са принудени да имат по-големи разходи. Затова много компании предпочитат да не плащат за външна фирма, която да им извършва инвентаризациите. За тях това е един допълнителен разход, за който е трудно да се отпусне бюджет. За съжаление, понякога това вреди на самия бизнес, и собствениците на компаниите не осъзнават колко по-големи са им загубите, ако сами си ги извършват или въобще не правят инвентаризации.

Кои са най-големите партньори, с които си работил? С кого се работи по-лесно - с по-големи или с по-малки компании?

Всички настоящи клиенти са големи международни компании, от които някои са „малки“ в България с по 2-3 магазина, а други - с по 50-60. Колкото по-малка е компанията, толкова по-взискателни са шефовете им. В големите компании вече има изградени процеси как да се извършва инвентаризацията и какъв отчет да им се направи след края, което улеснява много нещата.

Ще ни разкажеш ли какво е да управляваш екип?

Всеки знае, че да работиш с хора е най-трудно. В нашия отдел често идват служители на инвентаризации като допълнителна работа, за да изкарат допълнителен доход. Това прави ръководенето на екип инвентаризации доста по-трудно в сравнение с ръководенето на отдел от служители на постоянен договор. За съжаление, съм виждал служители, включително и аз, които биват мачкани от работодателя и мълчат, за да не си загубят работата. Докато при нас е различно - ние имаме изградени екипи в повече от 20 града в България, на които разчитаме, че когато имаме инвентаризация в дадения град, тези хора ще се отзоват.

Каква е твоята тайна да се справиш с това на толкова крехка възраст?

Честно казано, не знам дали се справям. Тук е ред на моя пряк ръководител да каже дали се справям с тази задача или не. Аз съм доста директен и честен човек, и когато нещо не е наред, гледам веднага да се разреши. Когато си честен с един човек и му казваш всичко в очите, дори и да е сгрешил, нещата се оправят. Имало е ситуации, в които съм реагирал по не най-професионалния начин, но след като осъзная, че не съм бил прав, винаги се извинявам. Не съм от този тип шефове, които казват: „Аз съм шефът, значи съм прав.“

Колко екипа има отдела към момента и колко човека има във всеки екип?

В момента отдел „Инвентаризации“ има 3 екипа, като общо 8 човека са на постоянен договор към Тренквалдер България. Както казах малко по-рано, ние имаме изградени екипи в почти всички средни и големи градове в България. Като цяло мога да кажа, че имаме над 200 редовни служители, които работят за отдел „Инвентаризации“ в различните точки на България.

Колко човека са необходими, за да се проведе успешно една инвентаризация?

Не винаги бройката хора е фактор дали една инвентаризация е успешна или не. Много важна е подготовката на магазина преди инвентаризацията. При добре подготвен магазин, екип от 10 човека извършва инвентаризация на магазин, състоящ се от 40 000 артикула, за около 6-7 часа.

Кои са най-големите предизвикателства, които срещате в работата си?

За съжаление, в днешно време хората са много несериозни и мързеливи и не си държат на думата. Имаме случаи при по-големи обекти, когато търсим „чисто нови“ служители. Доста често хората кандидатстват по нашите обяви, записват се за смяна и накрая не идват. Най-лошото е, че даже и не се обаждат да кажат, че няма да могат да присъстват, за да можем да намерим заместник на тяхно място. Това затруднява нашата работа и колегите, които са на смяна, трябва да работят и за хората, които просто са решили, че няма да си направят труда да дойдат.

Работата ви е много динамична. Каква е "рецептата" за оцеляване и коя е най-голямата жертва, която правиш?

Едно от предимствата при нас е, че самата работа не натоварва психически. Това не важи за мен като ръководител, който отговаря за целия процес, но оцелявам благодарение на семейството ми, което срещнах, както обичайно се случва на работа, на колегите ми и на приятелите ми. Жертвата, която правим всички в отдела, е да сме разделени от близките си.

Възможен ли е балансът между работата и личния живот при този тип дейност?

Естествено, че да. Ако нямаше баланс, този тип дейност нямаше да съществува. Като изключим есента, който е най-натовареният сезон за нас и на почти всички клиенти имат инвентаризации тогава, през останалата част от годината имам възможност да правя графика така, че всички служители да имат т.нар. дълъг уикенд. Те почти всяка седмица почиват в петък, събота и неделя, за да могат да отпочинат и да се видят със семействата си.

Защо би насочил някого към това да се занимава с инвентаризации? Какво би казал на един кандидат, за да го привлечеш в екипа си?

Инвентаризациите са специфична дейност и всеки, който обича да пътува, би могъл да се занимава с това. Стига да си общителен и да ти харесва да общуваш с хора, това е работата за теб.

Но освен хората колко голямо значение имат софтуерът и устройствата, с които работите?

Огромно. Колкото по-оптимизиран е процесът на софтуерно ниво, толкова по-лесна е задачата на супервайзорите по време на една инвентаризация. Ако супервайзорът не трябва да е пред лаптопа през цялото време, той има повече възможности да контролира служителите и да ги разпределя за по-бързото приключване на инвентаризацията. Често често нашите екипи ползват мобилни приложения, с които могат да получат инвентаризационни отчети на момента, за да не се налага да чакат накрая на инвентаризацията, за да видят какъв е резултатът.

Във всяка работа има риск от грешки и провали – какви са те при вас и има ли фатални такива?

Нашият софтуер е проектиран така, че да предотврати загуба на информация. Той разполага с три нива на защита, което ни позволява да я намерим по всяко време. Грешки винаги могат да се случат, било то при броене или сканиране, но за това имаме супервайзори, които следят процеса, както и колегите от магазините.

Знаем, че успехите ви вече се разпространяват и извън рамките на България. Какви са разликите между българския и чуждестранния пазар?

Останах приятно изненадан, че магазините в България са значително по-добре подготвени за инвентаризации в сравнение с тези в Хърватия, Словения и Румъния. Все още нашите задгранични проекти не са много, така че не мога да дам обективна оценка, но поне в това отношение България не изостава, както е в много други аспекти.

Лесно ли се намират хора, които са готови да бъдат командировани в чужбина? Какви са техните очаквания?

С риск да урочасам нещата, за проектите, които сме имали в Гърция, Румъния, Хърватия и Словения, успях да събера екипите в рамките на един ден. Командировките в чужбина са по-тежки, с повече смени, но винаги предоставят възможност за разходка и разглеждане на града. За съжаление, не всеки има шанса да пътува извън България, и ние предлагаме тази възможност, за да могат хората да печелят пари и да разгледат Европа.

Кой е проектът, с който се гордееш най-много?

Ръководя отдела от март 2024 г. Само два месеца след като поех отдела, успях да привлека обратно един от нашите най-големи клиенти, който има над 50 магазина в България. Освен това, през последните шест месеца увеличихме оборота на отдела с 40% спрямо 2023 г. За първи път от шест години, откакто съществува отдел „Инвентаризации“ в Тренквалдер България, ще успеем да сканираме над 1.5 милиона бройки в рамките на един месец. Това са три постижения, с които съм изключително горд.

Какви са плановете ви за бъдещето? Какво да очакваме от вас?

Продължаваме да търсим нови клиенти както в България, така и извън нея. Очакваме 2025 г. да донесе минимум пет нови международни проекта.

И за финал… Нещо от теб?

Единственото, което искам да кажа на моите връстници и на тези, които са по-малки от мен, е, че не всичко се поднася на поднос и не става с магическа пръчка. Спрете да бъдете мързеливи и осъзнайте, че първо трябва да дадете, за да получите.